Hoe werkt AFAS InSite?
Inloggen op InSite
Omdat het in het huidige tijdperk belangrijk is om de bedrijfsgegevens van onze organisatie te beschermen én de veiligheid en privacy van de medewerkers te waarborgen, is het verplicht om bij het inloggen gebruik te maken van tweefactorauthenticatie[1]. Voor de twee-factorauthenticatie biedt AFAS een gebruiksvriendelijk proces aan in combinatie met AFAS Pocket.
De rol van AFAS Pocket
Inloggen bij AFAS Online vindt altijd plaats met de verplichte twee-factorauthenticatie. Naast het inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord voeg je extra informatie toe die alleen voor jou als gebruiker beschikbaar is. Je kunt de AFAS Pocket gebruiken als authenticator. Hiermee is het mogelijk om met één vingerbeweging op je smartphone de inlog te bevestigen. Als het niet mogelijk is AFAS Pocket te gebruiken, kan je terugvallen op een code via SMS.
Eerste keer aanmelden bij twee-factorauthenticatie
Voor het nieuwe inloggen met twee-factorauthenticatie maak je eerst een account aan bij AFAS online. Het is het makkelijkst om de AFAS Pocket te downloaden en deze te koppelen.
- Ga naar https://86928.afasinsite.nl. Het aanmeld-scherm verschijnt.
- Vul jouw e‑mailadres in en klik op ‘Volgende’. Je ziet een melding dat je je nog niet eerder hebt aangemeld.
- Klik op ‘Aan de slag’. Je ontvangt een e‑mailbericht met een Bevestigingscode.
- Vul de Bevestigingscode in op de portalpagina en klik op ‘Volgende’.
- Vul een sterk wachtwoord in en klik opnieuw op ‘Volgende’.
- Indien deze niet automatisch verschijnt, vul je het telefoonnummer in welke je gaat gebruiken voor de twee-factorauthenticatie.
- Klik op ‘Volgende’ en bevestig de SMS-code die je op je telefoon ontvangt
- Klik op ‘Volgende’. Je hebt nu een AFAS online account met een nieuw wachtwoord aangemaakt.
AFAS Pocket (app) installeren en koppelen
Klik op Ja om de AFAS pocket app direct te koppelen aan jouw AFAS online account. Voorwaarde is natuurlijk dat je AFAS Pocket al op je smartphone hebt geïnstalleerd. Als je op Nee klikt, kun je AFAS Pocket alsnog installeren.
Als je gaat koppelen met AFAS Pocket, druk je in de AFAS Pocket op Instellingen – AFAS online koppelen – Scan onderstaande code. Geef (indien gevraagd) toestemming om de camera te gebruiken en scan de QR-code. Wanneer de code succesvol is gescand, volgt een melding met daarin dat je AFAS Online account is gekoppeld aan de AFAS Pocket. Als je succesvol bent ingelogd met jouw nieuwe wachtwoord, kom je terecht op de pagina ‘Mijn account’ met jouw gebruikersinstellingen.
Startpagina
Zodra je bent ingelogd kom je op de startpagina. Deze ziet er als volgt uit:
Je ziet op de startpagina meerdere iconen staan. Dit is het hoofdmenu. Als je klikt op een van de iconen, bijvoorbeeld Mijn Insite, dan kom je in een submenu waar je naar de gewenste informatie of actie kunt gaan. Je kunt altijd terugkeren naar het hoofdmenu door te klikken op START links bovenin je scherm. Als je gegevens gaat aanpassen, controleer deze dan goed voordat je op aanpassen klikt. Wijzigingen waarvoor geen controle van HR nodig is, worden namelijk direct doorgevoerd.
Mijn InSite
Alle medewerkers hebben toegang tot ‘mijn InSite’. In dit medewerkersportaal kun je o.a. je loonstrook inzien en declaraties indienen.
- Wijzigen: Je kunt je eigen gegevens inzien en aanpassen.
- Bekijken: Bekijken van het digitale dossier, inzicht in de status van de lopende aanvragen of het opzoeken van collega’s in de ‘wie is wie’
- Acties: Het onderdeel ‘declareren’ van reiskosten en werkgerelateerde kosten.
Ik wil iets vragen/melden
Je hebt de mogelijkheid om vragen te stellen of meldingen te maken, ook dit doe je voortaan het eenvoudigst via InSite. Onderstaand zie je welke onderwerpen het betreft. Zodra je een vraag hebt gesteld/melding hebt gemaakt, zal deze automatisch bij de juiste persoon terecht komen. Hij/zij zal je aanvraag in behandeling nemen.
Ik wil iets declareren
Ook het declareren van reiskosten en overige kosten zal voortaan verlopen via InSite. Via “Ik wil iets declareren” kom je in onderstaand scherm waar je al jouw declaraties digitaal kunt doorgeven. In het declaratiescherm kun je zien welke declaraties nog in behandeling zijn, welke declaraties je hebt gedaan en welke al zijn afgehandeld.
Loonstroken
Alle loonstroken vanaf 2019 en jaaropgaven kun je toekomstig in Insite inzien, deze zullen dus niet via e‑mail worden verstuurd.
Vragen over AFAS Insite?
Uiteraard zijn HR en de salarisadministratie bereikbaar als je vragen hebt. Je kunt je vragen stellen via ict@atzlimburg.nl.